36協定「特別条項」の恒常運用が招く上限規制違反リスク

――「毎月が非常時」は労務DDで見抜かれる

「特別条項付きの36協定を結んでいるから、残業時間は問題ない」という認識は、労務デューデリジェンス（労務DD）で最も指摘される論点のひとつです。特別条項は本来、臨時的・突発的な事情に限って認められる例外措置であり、毎月当たり前のように発動する運用は、上限規制そのものへの違反、あるいは36協定の実効性そのものを問われる事態につながります。本コラムでは、特別条項の正しい位置づけと、IPO準備企業が見落としがちな運用実態について解説します。

特別条項とは何か――「臨時的」が絶対条件

労働基準法36条4項により、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です（1年単位の変形労働時間制の対象者は月42時間・年320時間）。この上限を超えて労働させる必要がある場合に締結するのが特別条項付き36協定ですが、これはあくまで「通常予見することのできない業務量の大幅な増加等」に対応するための臨時的な措置と位置づけられています。届出の際には、「突発的な仕様変更」「大規模なクレーム対応」「機械トラブルへの対応」など、具体的かつ臨時的な事由を明記する必要があり、恒常的な人手不足のような理由をあいまいに記載することは想定されていません。急成長中のIT・サービス業やシステム開発の現場では、繁忙期という名目が実質的に一年中続いているようなケースも少なくありません。

特別条項を締結していても、次の上限は例外なく守らなければなりません。

• 時間外労働（休日労働を含まない）：年720時間以内
• 時間外労働＋休日労働：月100時間未満、2～6か月平均80時間以内
• 月45時間を超えることができるのは、1年のうち6か月（6回）まで

このうち月100時間未満・2～6か月平均80時間以内という実労働時間の上限に違反した場合、労働基準法36条6項違反として、6か月以下の拘禁刑（懲役）または30万円以下の罰金の対象になります（同法119条1号）。

「恒常的な運用」がなぜ問題になるのか

実務上よく見られるのが、特別条項を年間を通じてほぼ毎月発動させ、月45時間を超える残業が常態化しているケースです。月45時間超の発動が年6回を超えていれば、その時点で明確な上限規制違反になります。仮に年6回以内に収まっていたとしても、恒常的な人員不足を理由に毎年同じ時期に特別条項を発動し続けている場合、そもそも「臨時的な特別の事情」という要件を満たしていないという指摘を受けかねません。

さらに見落とされやすいのが、2～6か月平均80時間の管理です。単月では100時間未満に収まっていても、2か月・3か月といった連続する期間で平均すると80時間を超えてしまうケースは、月次の残業時間だけを見ていると気づきにくく、実際の労務DDでも頻繁に指摘される項目です。たとえば繁忙期に月95時間、翌月に65時間という残業実績であれば、いずれも単月では100時間未満に収まりますが、2か月平均では80時間を超えており、上限規制違反に該当します。

もうひとつの見落とし――36協定そのものが無効になるケース

36協定は、事業場の過半数労働組合、それがない場合は労働者の過半数を代表する者との間で締結する必要があります。この過半数代表者の選出手続に不備があれば、協定の中身がどれだけ適正であっても、36協定そのものが無効と判断される可能性があります。代表的な無効事由は、使用者側による代表者の指名や、管理監督者を過半数代表者として選任していたケースです。36協定が無効となれば、締結時点に遡って、その協定に基づく時間外労働はすべて違法だったことになります。

なぜIPO準備企業にとって重要なのか

労務DDでは、届出済みの36協定の内容と、実際の時間外労働・休日労働の実績を突き合わせ、月100時間未満・2～6か月平均80時間以内・年720時間・月45時間超年6回という上限のいずれかに抵触していないか、また特別条項の発動理由が本当に臨時的な事情といえるか、過半数代表者の選出手続に不備がないかが個別に確認されます。上限規制違反や協定の無効が発覚すれば、それに伴う未払い残業代の精算や是正対応が必要になり、正しい人件費が計上されていなかったことを意味する会計上のリスクとしても扱われます。労務管理体制そのものの実効性が疑われれば、内部統制上の重大な指摘事項になりかねません。

IPO準備企業が確認すべきポイント

• 届出済みの36協定の上限時間と、直近3～6か月の実際の時間外労働・休日労働の実績を突き合わせているか
• 特別条項の発動が年6回を超えていないか、2～6か月平均80時間以内に収まっているか
• 特別条項の発動事由が、恒常的な人員不足ではなく、具体的かつ臨時的な事情になっているか
• 過半数代表者が、管理監督者ではない適切な方法（投票・挙手等）で選出されているか
• 残業時間をリアルタイムで把握し、上限に近づいた従業員にアラートが出る仕組みになっているか

特別条項は、あくまで「臨時的な特別の事情」に対応するための例外措置です。毎月当たり前のように発動している状態は、上限規制違反そのものよりも先に、協定運用の実効性を疑われる要因になります。届出時点では適法だった36協定も、運用が形骸化していけば、労務DDの段階で過去に遡って問題視されることになります。今のうちに、届出内容と実態の乖離がないか点検しておくことをお勧めします。

投稿者プロフィール

宮嶋 邦彦代表社員　

新潟県出身。大学卒業後、地方銀行に入行。資金調達や財務面に留まらない経営支援を志し退職。フリーター、経営コンサルティング会社、ベンチャー企業勤務を経て、2000年、当時最年少とされた28歳で宮嶋社会保険労務士事務所（東京都中央区）を開設。2002年より上場コンサルティング業務を開始し、2004年からは証券会社の審査部において公開引受審査の監修・実査に開業社労士として携わる。以来、IPO労務支援のパイオニアとして数多くの企業の上場を支援。自身も東証上場企業の監査役を務め、「審査する側」と「審査される側」の双方を経験する稀有な専門家として、実質基準に基づくコンサルティングを行い数多くのIPO企業を支援している。近年は大学発スタートアップの支援にも取り組んでいる。

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